كيفية التنظيم - نصائح جديرة بالثقة لتنظيم حياتك

بسبب التغييرات التي أحدثها COVID-19 ، اضطر العديد من الأشخاص إلى إيجاد طرق صحية ومنتجة للعمل عن بُعد.

تم إرسال البعض إلى منازلهم ويمكنهم الاستمرار في أداء عملهم من هناك ، لكن "فن" العمل عن بُعد لا يتعلق فقط بالبقاء في المنزل ومحاولة تحقيق أكبر قدر ممكن من الإنتاجية. هناك مجموعة كاملة من التقنيات وأفضل الممارسات التي يمكن أن تجعلك منتجًا للغاية دون أن تتعب أو تُرهق.

ظهرت فكرة هذه المقالة عندما سألني الناس عن كيفية تنظيمي ولا أخشى من إنشاء مقالات ونشر المحتوى أسبوعياً (بالإضافة إلى التعامل مع قضايا أخرى مثل المجتمعات والأحداث).

في البداية لم أفهم ما هي الصفقة الكبيرة ، لأنني لم أراها بنفس الطريقة - حتى بدأ المزيد من الناس في طرح الأسئلة أيضًا. لذلك أدركت أن هذا كان موضوع اهتمام المجتمع ككل. هذا عندما قررت أن أكتب عما أفعله على أمل مساعدة كل من يقرأ هذا.

هدف

هذه المقالة ليست بالضرورة المورد الشامل للجميع ، ولكن المقصود منها أن تكون مجموعة من أفضل الممارسات والنصائح التي جمعتها ونظمتها على مر السنين.

ملحوظة : هذه المقالة مبنية تمامًا على تجاربي الفردية ، لذلك قد أفتقد أو أترك بعض الأشياء لأنني لم أحياها.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن جميع الأدوات التي أذكرها طوال الوقت والآراء المتعلقة بها هي لي تمامًا ، بناءً على استخدامي وتجربتي.

إذا كانت لديك تجارب مختلفة أو كانت لديك وجهة نظر مختلفة حول التنظيم الشخصي ، أود أن أقرأ عنها في مقال آخر أو على وسائل التواصل الاجتماعي.

بعد قولي هذا ، دعنا ننتقل إلى المحتوى!

تاريخي مع منظمة شخصية

بالنسبة لأولئك الذين لا يعرفونني ، اسمي لوكاس سانتوس. أعمل حاليًا في Microsoft كمحامي Cloud ، لكنني أعمل مع التكنولوجيا والتطوير لما يقرب من 9 سنوات.

لكن لماذا أخبرك بكل هذا؟ لأنني أريد أن أوضح من أين تأتي أفكاري حول التنظيم الشخصي ولماذا أعتقد أنها مهمة بشكل خاص.

خلال مسيرتي المهنية ، شغلت مناصب مختلفة في مجالات مختلفة ، من الدعم إلى القيادة. وطوال تجربتي كلها ، لم أعمل أبدًا مع التطوير فقط .

بعبارة أخرى ، لم يكن عملي أبدًا وظيفتي الوحيدة - لقد كنت دائمًا منخرطًا بشدة في مجتمعات التنمية ، والأحداث ، واللقاءات ، وتعليم البرمجة ، وكتابة المقالات ، وصنع مقاطع الفيديو والبودكاست ... كل ذلك أثناء محاولتي إدارة حياتي الشخصية.

منذ أن كنت صغيرًا كنت دائمًا شخصًا قلقًا للغاية. كنت دائمًا فضوليًا للغاية لمعرفة كيفية عمل الأشياء وأردت دائمًا التحكم في كل شيء. كان علي أن أعرف العملية الكاملة للأشياء لأتأكد مما فعلوه. أعطتني شعوراً بالأمان ، بمعرفة أين وقفت.

خلال المدرسة الابتدائية والثانوية ، لم تكن هذه مشكلة على الإطلاق. لكن عندما وصلت إلى سوق العمل والجامعة ، بدأ الأمر يثبت أنه غير عملي تمامًا. من السهل عليك معرفة كل شيء في شركة صغيرة ، ولكن عندما تبدأ الأمور في التطور ، فهذا خارج عن إرادتك. إن محاولة استعادة السيطرة الكاملة على كل شيء تشبه محاولة كبح قطار متحرك بيديك.

وبالطبع ، اعتقدت أنني أستطيع حمل القطار ...

لذلك ، كانت 2016 و 2017 من أكثر الأعوام التي مررت بها إرهاقًا في حياتي كلها. اضطررت لإدارة كليتي (في ذلك الوقت كنت أدرس UFABC) وكذلك وظيفتي ، التي انتقلت مؤخرًا إلى موقع في ساو باولو يُدعى "فيلا أوليمبيا". كان بعيدًا عن منزلي ووسائل النقل العام للوصول إلى هناك.

كان هذا أحد أصعب الاختبارات التي اضطررت إلى اجتيازها. استغرق الأمر ساعتين تقريبًا للوصول إلى العمل ، لذلك استيقظت كل يوم في الساعة 5:40 صباحًا وتوجهت مباشرة من العمل إلى الكلية عائداً في الساعة 11 مساءً.

وغني عن القول ، أنني كنت بحاجة إلى إيجاد طريقة لتنظيم كل ما كان عليّ القيام به - الدراسة للامتحانات وساعات نومي وأوقات الفراغ. لكنني فشلت فشلا ذريعا. في نفس العام ، عانيت من عدة مشاكل صحية ونوبات قلق عديدة. ما زلت أتناول حبة مضادة للقلق كل يوم.

منذ تلك اللحظة بدأت أدرك أنه لم يكن حجم الأشياء التي أفعلها أو لم أفعلها ، ولكن ما فكرت به فيها. لطالما اعتقدت أنني لا أفعل ما يكفي وأنني لم أصل إلى حيث أريد أن أذهب.

هذا هو المكان الذي أدركت فيه أن المشكلة لم تكن أنا ، ولكن افتقاري إلى التنظيم. ومنذ ذلك الحين حاولت أن أنشر التنظيم الشخصي لأكبر عدد ممكن من الناس حتى لا يمر أي شخص بنفس المشاكل التي مررت بها.

لماذا يهم التنظيم الشخصي

أولاً ، أن تكون منظمًا أمرًا مهمًا لأنه يساعد في تقليل (إن لم يكن التخلص) من قلقك بشأن رؤية الأشياء تنجز - لكننا سنتحدث أكثر قليلاً عن ذلك في قسم آخر.

هذا مفيد لصحتك لأنه يساعدك على تجنب الكثير من المشاكل التي يمكن أن يسببها القلق. أنت تعلم أنه يمكنك الاسترخاء لأن الأمور مخططة ، وإذا اتبعت خطتك ، فسيكون كل شيء جاهزًا في الوقت المناسب.

كل شيء في الحياة يتطلب التنظيم والتخطيط ، من أصغر الأشياء مثل عيد ميلاد الهامستر إلى المشكلات الكبيرة والمعقدة مثل الأنظمة الموزعة التي تستخدم Kubernetes مع AKS.

قد تتساءل - هل عليك تنظيم نفسك للقيام بكل شيء في حياتك ، هل هذا التزام؟ لا ، يمكنك فقط متابعة المهام واحدة تلو الأخرى وتنفيذها بالترتيب الذي تريده ، وتخزين كل شيء في عقلك. لكن في النهاية ، سينتهي الأمر بثقله عليك.

أخيرًا وليس آخرًا ، يعد التنظيم طريقة للقيام بمزيد من الأشياء في وقت أقل. لذلك قد يكون من الممكن حل هذه الأشياء الخمسة التي كنت تخطط للقيام بها خلال الأسبوع بشكل متوازٍ في يومين. ثم سيكون لديك 3 أيام للقيام بأشياء أخرى.

أيضًا ، لا يشمل التنظيم تنظيم عملك فحسب ، بل يشمل أيضًا حياتك الشخصية ووقت فراغك. نعم! الترفيه لا يقل أهمية عن أي مقال أو مشروع تنوي القيام به في حياتك. يحتاج إلى وقت في جدول أعمالك بأي ثمن. ولكن إذا لم تكن تخطط لذلك ، فسينتهي بك الأمر دائمًا إلى دفعه إلى الأولوية الأخيرة ، ثم يعود قلقك مرة أخرى.

مزايا التنظيم الشخصي

دعونا نلخص ما تحدثنا عنه في مواضيع صغيرة. ما هي مزايا التنظيم الشخصي؟

  • يقلل من القلق والتوتر الناجمين عن عدم السيطرة على الأشياء
  • يخلق عقلية مؤسسية متنامية تسمح لك بتوسيع علم نفس مؤسستك إلى مناطق أخرى وأشخاص آخرين
  • يزيد من كفاءتك ، مما يتيح لك القيام بالمزيد من الأشياء في وقت أقل
  • يوفر الوقت لإنجاز المزيد من الأشياء ، وبالتالي يمنحك المزيد من الوقت لنفسك
  • يُنشئ عادات تنظيمية وحفظ صحية تسمح لك بالبحث عن الأشياء والعثور عليها بشكل أسرع
  • يولد المسؤولية
  • يحث على ضبط النفس والانضباط

صعوبات التنظيم الشخصي

إن التنظيم ليس بالمهمة السهلة وبالتالي يستغرق وقتًا طويلاً. يتجاوز التنظيم الشخصي التقويمات وقوائم المهام - علينا أن نخلق عادات. وقد ثبت بالفعل أن عادة جديدة يستغرق تكوينها 21 يومًا على الأقل.

نحتاج أيضًا إلى خلق الانضباط ، وتجنب التسويف ، والقيام بالكثير من الأشياء الأخرى التي لا تتضمن فقط تغييرًا عقليًا ولكن أيضًا تغييرًا جسديًا.

يمكن أن تقوض العديد من الأشياء منظمتنا الشخصية التي لا نلاحظها ، على سبيل المثال:

  • التسويف ، فعل ترك شيء يجب القيام به في وقت لاحق عندما لا يكون هناك عقاب لعدم أداء مهمة
  • التعب العقلي
  • التعب الجسدي
  • عدم تحديد الأولويات
  • عدم وجود تعريف في المهام
  • مشاكل الانضباط الذاتي (بعد كل شيء ، لا يمكن لجميع الأشخاص تنظيم أنفسهم لدرجة خلق الانضباط وأخذ الناس على محمل الجد)

والكثير من الاشياء الاخرى

دعونا نجعلها علمية ونرى كيف تعمل عقولنا.

علم النفس وراء التنظيم الشخصي

الدماغ هو جهاز كمبيوتر معقد بشكل مثير للإعجاب مليء بالأسرار التي لم نكتشفها بعد. ومع ذلك ، فقد تمكنا من إنشاء تماثلات مشابهة جدًا لأجهزة الكمبيوتر.

تمامًا كما لو كان لديك غالبًا سلسلة من المهام تعمل في نفس الوقت على جهاز الكمبيوتر الشخصي الخاص بك - على سبيل المثال ، لدي الآن متصفح ، والمحرر الذي أكتب فيه هذا المقال ، وبعض تطبيقات الاتصال - يبدو أن كل شيء يعمل في نفس الوقت. ولكن في الواقع ، يقوم المعالج بالتبديل بين المهام بسرعة كبيرة ، أي أنه يقوم بشكل أساسي بتشغيل مهمة واحدة فقط في كل مرة.

نفس الشيء ينطبق على عقولنا. على الرغم من أنه يبدو أنه يمكننا أداء عدة مهام في نفس الوقت ، إلا أن الدماغ يمكنه فقط أداء مهمتين معرفيتين معقدتين في وقت واحد.

يعتقد الكثير من الناس أن القيام بمهام متعددة مفيد وفعال بينما في الحقيقة أكثر ضررًا من نفعه. من الأمثلة الكلاسيكية محاولة التحدث على الهاتف أثناء كتابة شيء مختلف. أو كتابة بريد إلكتروني أثناء التحدث إلى شخص ما عن موضوع آخر. وذلك لأن القنوات التي تعالج الكلام هي نفسها ولا يوجد منها إلا قناة واحدة.

وهذا يفسر سبب قدرتنا على ربط العقدة أو تشغيل أغنية والغناء في نفس الوقت: الصوت والقنوات الحركية المسؤولة عن حركة الأوتار مختلفة.

عندما نفعل هذا دون وعي ، فإننا نسميه تبديل المهام ، وإلا فإننا نسميه التحول المعرفي.

إلى جانب ذلك ، هناك هذا المفهوم المسمى بمدى انتباهك وهو مقياس الوقت الذي يظل فيه الإنسان يركز على مهمة معينة. نشرت Microsoft Canada دراسة في عام 2015 تقول أن متوسط ​​الوقت الذي يظل فيه الإنسان منتبهًا لمهمة ما هو حوالي 8 ثوانٍ. وهذا مهم للغاية لما سنتحدث عنه بعد ذلك.

مدى الاهتمام

بالطبع ، يمكن أن يتغير هذا وفقًا لنوع المهمة التي نقوم بها. على ما يبدو ، عندما تكون المهمة محفزة أو ممتعة ، يمكن أن يكون لدينا ما يصل إلى 20 دقيقة من الانتباه.

ولماذا هذا مهم؟ ببساطة لأن لدينا الآن حدًا زمنيًا يجب أن ننجز فيه مهامنا للبقاء فعالين ومنظمين. أي أنه لا يمكننا إنشاء مهام تتجاوز 20 دقيقة.

هذا يفرض علينا تقسيم المهام الأكبر إلى مهام أصغر. وهذا في حد ذاته يجبرنا على تفصيل كل ما نقوم به ، وإنشاء وصف أفضل لما يتعين علينا القيام به. كما أنه يجعلنا نتخلص من المهام غير المجدية أو العناصر السخيفة التي قد تبدو مهمة للوهلة الأولى.

وهذه هي الخطوة الأولى نحو التنظيم الشخصي: تعرف بالضبط ما عليك القيام به.

عندما يكون لديك مهمة غائمة أو مهمة لا تبدو صريحة جدًا ، لا يمكنك ببساطة تطوير هذه المهمة في الوقت المحدد. لذلك تحتاج إلى إنشاء مهمة أخرى فقط حتى تتمكن من التفكير بشكل أفضل في هذه المهمة الأولى. هذا يعني أن لديك مهمة لتخطيط المهمة التالية ، وهو بالضبط ما فعلته عند كتابة هذا المقال.

أردت أن أكتب محتوى عن التنظيم الشخصي ، لكنني لم أعرف من أين أبدأ. لذا لمدة أسبوعين ، اتكأت عليها وبحثت في الموضوعات المحتملة التي يمكنني التحدث عنها والكتابة عنها ، مع تدوين الملاحظات دائمًا.

منذ أن كنت برازيلية ، ملاحظات منظمتي مكتوبة باللغة البرتغالية ، لكنك حصلت على هذه النقطة ...

تنظيم المحتوى

نصائح أولية

في هذا الجزء من المقالة ، سأركز أكثر على الانضباط الذي يجب عليك تطويره خلال هذه العملية. سنعمل على تنظيم أنفسنا كأشخاص ، لذلك سأترك مناقشة أدوات ومنهجيات محددة للجزء التالي.

كل ما سأتحدث عنه هنا يعتمد على ما عشته على مر السنين.

تجنب أنصاف الكلمات وافتح السياقات. تعرف دائمًا بالضبط ما يجب القيام به

تأكد من أن مهامك محددة جيدًا بأدق التفاصيل. "التحدث إلى جون" ليست مهمة محددة جيدًا - تحتاج إلى توضيح كل ما تحتاج إلى القيام به بوضوح شديد ، بأكبر قدر ممكن من التفاصيل.

على سبيل المثال ، "تحدث إلى جون حول بوليصة التأمين واطلب إرسال الدفعة في اليوم الثالث والعشرين" هو أكثر تحديدًا ووضوحًا.

عقلك ليس محرك أقراص ثابت ، إنه غير موثوق به

هل تتذكر ما كنت تفعله في هذه اللحظة بالذات منذ 3 سنوات؟ لا؟ بالطبع لا. ذاكرتنا لا يمكن الاعتماد عليها ، لذلك دوِّن دائمًا كل شيء في اللحظة التي تفكر فيها. لا تنتظر حتى وقت لاحق ، ولا تقل عبارة "سأكتب هذا لاحقًا" .

اكتب دائمًا كل شيء بأكبر قدر ممكن من التفاصيل في مكان ما لإخراجها من عقلك.

ذات يوم تحدثت مع صديق ، William "PotHix" Molinari - وهو أيضًا مطور على إحدى أدوات التنظيم التي أحبها كثيرًا. قدم لي واحدة من أروع النصائح:

"تم تصميم عقلك للمعالجة وليس الحفظ ، لذا خذ كل ما تحتاجه لتتذكره وضعه في قناة أخرى أكثر موثوقية ، مثل الورق" .

كن منضبطًا

يتم توجيه التنظيم الشخصي بشكل كبير من خلال الانضباط الذاتي والمسؤولية ، لذلك عليك أن تأخذها كجزء من وظيفتك.

يواجه بعض الأشخاص صعوبة في تحويل شيء شخصي إلى مسؤولية. لأنه ، بعد كل شيء ، لن يقاتل أحد معك أو يسحب شعرك لأنك فاتتك مهمة شخصية أو أخرتها. أنت مديرك الخاص.

لكن هذا أمر جيد وسيئ ، ويرجع ذلك أساسًا إلى أنك تحتاج إلى أن تكون صعبًا بعض الشيء على نفسك لتكون منتجًا وفعالًا. تذكر أن الشخص الوحيد الذي يقع عليه اللوم في إخفاقاتك هو أنت ولا أحد غيرك.

لذلك ، فإن مسؤولية بناء الانضباط - لكل من المهام الكبيرة والصغيرة - تقع على عاتقك وحدك. لذلك ضع عواقب على نفسك إذا فشلت في تلبية توقعاتك: "لن أشاهد سلسلتي اليوم لأنني لم أكمل مهامي" ، أو "سأوقف تشغيل الإنترنت لأنني أخرت هذه المهمة".

كل شيء هو مهمة

سنتحدث عن هذا لاحقًا ، ولكن يمكن اعتبار كل شيء مهمة ، من تنظيف الأوراق في الحديقة إلى العمل من أجل السلام العالمي. حتى كتابة كل ما عليك القيام به والاستفادة الشديد من أن تفعل القوائم.

لا تخجل من مطالبة الأصدقاء بإرسال دعوات لحفل الشواء يوم الأحد هذا ، والعيش وفقًا للمبدأ: "إذا لم يكن موجودًا في تقويمي أو في قائمة المهام الخاصة بي ، فهو غير موجود".

أبقيها بسيطة

تحدثنا للتو عن تدوين كل شيء. ولكن لا فائدة من مجرد وضع مهمة بعنوان "تحقيق السلام العالمي". هذا كبير جدًا وغامض. سنتحدث أكثر عن هذا أدناه ، ولكن نحاول دائمًا تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام صغيرة - تذكر ، 20 دقيقة أو أقل. بهذه الطريقة ستعرف دائمًا ما يجب عليك فعله.

كل شيء له موعد نهائي

أنا مبرمج ، وأكره العمل في المواعيد النهائية لأنني أريد أن يكون نظامي أكثر قوة وأكثر كمالا. لكن لسوء الحظ ، في حياتنا ، كل شيء يحتاج إلى تاريخ انتهاء.

يجب أن يكون لجميع المهام التي تنشئها تاريخ و / أو وقت للانتهاء. إذا لم تنته بحلول ذلك الوقت ، تكون قد فشلت في خطتك وتحتاج إلى إعادة التفكير في كيفية تنظيم نفسك.

يستغرق فهم إيقاعك بعض الوقت. على سبيل المثال ، أنا أميبا بشرية قبل التاسعة صباحًا ، لذلك أعلم أنني لن أتمكن من إكمال أي شيء معقد للغاية قبل هذا الوقت. لذلك أخطط لأكثر المهام تعقيدًا وتطلبًا مع عبء إدراكي أكبر لما بعد منتصف النهار.

قبل ذلك ، أقوم بمهام بسيطة مثل: الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، وقراءة بعض المقالات الموجودة في قائمة القراءة ، ومشاهدة بعض دروس YouTube ، وتنظيم المجلدات والملفات ، وما إلى ذلك.

تجاوز خوفك من المستقبل

هذا يتجاوز التنظيم الشخصي للمهام. لكن المشكلة الكبيرة هي أننا نعتقد أننا سنستخدم شيئًا ما في المستقبل وينتهي بنا الأمر بالاحتفاظ به - على سبيل المثال ، لدي مجلد مليء بالأقراص المرنة هنا ، والذي احتفظ به فقط بسبب الحنين إلى الماضي.

لكن المنظم المحترف Mia Lotringer أظهر في هذه المقالة الممتازة طريقة ممتعة للغاية لتنظيم نفسك جسديًا وافتراضيًا باستخدام ملفاتك:

  1. تغلب على خوفك من التخلص من الأشياء أو حذف الملفات.
  2. ضع كل ما تعتقد أنك ستحتاجه في المستقبل في صندوق به تاريخ تدمير ، عادة ما يكون 6 أشهر من التاريخ الحالي.
  3. إذا كنت بحاجة إلى إخراج شيء ما من هناك واستخدامه قبل هذه الفترة الأخيرة ، فاخرج هذا الشيء من الصندوق وضعه في صندوق آخر مع فترة تدمير أطول ، على سبيل المثال سنة واحدة.
  4. إذا كنت بحاجة إلى إخراج هذا العنصر من مربع العام مرة أخرى ، فاحتفظ به ، لأنك تستخدمه بشكل حقيقي.
  5. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فعند وصول التاريخ ، قم برمي كل شيء في الصناديق بعيدًا.

هل لديك مكان لتنظيم مهامك

سنتحدث عن الأدوات والبرامج قليلاً ، ولكن في الوقت الحالي ، لدينا دائمًا مكان لتدوين المهام الخاصة بك وإعدادها ، مع التواريخ والأوصاف. يمكن أن يكون دفتر ملاحظات أو تقويمًا أو مخططًا (لم أفهم أبدًا كيفية استخدامه) ، أيًا كان. أهم شيء ليس الوسيط بل العادة .

يمكنك تدوين كل شيء على ورق الخدش طالما نظرت إليه يوميًا. هذا ، طالما أنك تخلق عادة النظر إلى مهامك وإكمالها كل يوم ، بغض النظر عن المكان الذي تتركه فيه ، فلا بأس بذلك. لكن تذكر أننا نحتاج إلى 21 يومًا على الأقل لخلق عادات.

تنظيم جسديا

يبدو أن كل ما أتحدث عنه هنا مرتبط بالمهام والأشياء التي يجب القيام بها ، ولكن يجب تنظيم مكان عملك ومساحتك المادية. لا أحد يستطيع فعل أي شيء في بيئة شديدة الفوضى لأنها تخلق الكثير من التلوث البصري الذي ينتهي به الأمر إلى تشتيت ذهنك.

تركز القوة والإيمان. لكن التركيز بشكل أساسي

هل لديك التركيز على الأشياء تقومون به. للتركيز ، أقول: افعل شيئًا واحدًا فقط في كل مرة . لا تحاول احتضان العالم والقيام بخمسة أشياء في نفس الوقت ، اختر مهمة واحدة ، افعلها حتى النهاية ، ثم انتقل إلى أخرى.

المهام الصغيرة على الفور!

إذا كانت لديك مهمة تستغرق دقيقتين أو أقل - مثل إرسال بريد إلكتروني ، أو الرد على شخص ، أو طلب معلومات ، أو تغيير شيء ما - افعلها على الفور. ليس من الضروري أن تكون هذه المهام في قائمة المهام الخاصة بك ، فقط قم بها بمجرد أن تفكر فيها.

هذا استثناء من الملاحظة السابقة حيث أضع كل شيء في القائمة. لأن الوقت الذي تستغرقه لكتابة مهمة صغيرة في القائمة هو نفس الوقت الذي تقضيه في إنهاء المهمة المذكورة.

أدوات التجارة

نظرًا لأننا غطينا الآن قليلاً حول ماهية التنظيم الشخصي ، فسوف نتحدث الآن عن كيفية التنظيم - بالتفصيل! يتعلق الأمر بالأدوات التي تختارها لجعل حياتك أسهل ، وحول الانضباط الذاتي الخاص بك.

ما الذي يجب أن أنظمه؟

نحن نقول دائمًا "آه ، نحن بحاجة إلى التنظيم" ولكن ما الذي يحتاج إلى التنظيم؟ حياتك. حسنًا ... لكن ما الذي يصنع حياتك؟

سيختلف هذا من شخص لآخر ، لكن حاول القيام بتمرين تأمل مثير للاهتمام: اجلس (أو قف) واكتب كل الأشياء التي تفعلها عادة ليوم كامل. بعد ذلك ، حاول أن تسرد ما تتفاعل معه لإنجاز مثل هذه المهمة ، على سبيل المثال:

  • أجب على رسائل البريد الإلكتروني ( سيكون التفاعل هنا مع البريد الإلكتروني )
  • إصلاح التقويم ( سيكون التفاعل هنا مع جدول الأعمال )
  • دفع الفواتير ( الفواتير ستكون التفاعل )

وهلم جرا...

ستجد بشكل عام أن الشخص لا يحتاج إلى تنظيم أكثر من ثلاثة أشياء: رسائل البريد الإلكتروني والتقويم والمهام.

ومع ذلك ، من المهم أن نقول أنه ضمن هذه العناصر يمكن أن يكون لدينا سلسلة من الفئات المختلفة حيث يمكننا إنشاء عناصر أخرى يجب التعامل معها بشكل مختلف.

على سبيل المثال ، أشارك باستمرار في الأحداث والمقالات والمنشورات والرموز ، لذا فإن الأدوات التي أستخدمها أكثر من غيرها هي التقويم ورسائل البريد الإلكتروني ومحرري النصوص. لكن لا يمكنني تصنيف كل شيء على أنه حدث على جدول الأعمال - لدي عدة فئات يجب التعامل معها بشكل مختلف.

بهذه الطريقة أفضل أن أقول إن العناصر التي يجب تنظيمها هي:

مهام

  • رسائل البريد الإلكتروني
  • ملاحظات ووثائق

جدول

  • أحداث شخصية
  • أحداث عبر الإنترنت
  • عمل خارجي (مستقل)
  • المهام اليومية (الشخصية أو المتعلقة بالعمل)
  • الفواتير
  • الالتزامات الشخصية
  • أوقات الراحة (أوقات الفراغ ، الهوايات)
  • الوقت المحايد ( وقت الفراغ )

لذلك ، وصلنا إلى أكبر جدل على جدول الأعمال: هل يجب أن ننظم ونخطط لقضاء وقت فراغنا؟ نعم! إنه وقت فراغ مثل أي وقت آخر ، وسنتحدث عنه أكثر في الفقرات التالية. لكن الفكرة هي أن جدول أعمالك يجب ألا يحتوي على فتحات "فارغة". يجب أن يكون كل شيء مشغولاً بشيء تود القيام به.

ومن ثم لدينا سؤال آخر صالح للغاية: لكن إذا خططت لوقت فراغي ، فهل سيتوقف عن كونه وقت فراغ؟

حسنًا ، لماذا؟ فقط لأنك تضع وقت فراغك على جدول الأعمال لتفعل ما تريد ، لا يعني أنك تقوم بتحويله بشكل منهجي إلى وقت عمل رسمي يجب اتباعه حرفياً.

كما ترى ، فإن فكرة التنظيم الشخصي ليست صالحة فقط لمهام العمل - إنها العكس تمامًا. التنظيم الشخصي يعني التحكم في وقتك حتى تعرف بالضبط كيفية تحقيق أقصى استفادة منه. يجب أن يتم احتواء كل وقتك في أساليب التنظيم الشخصية الخاصة بك.

لا يمكنك التحكم في وقتك إلا إذا تم التخطيط له بالكامل ، وإلا فستكون لديك فجوات في التخطيط وسيؤثر ذلك على حياتك.

سنقوم الآن بتشريح هذه الموضوعات الأكثر أهمية.

جدول

جدول الأعمال هو أفضل صديق لك في التنظيم الشخصي. تذكر أكبر شعار للمنظمة:

إذا لم يكن على جدول الأعمال ، فهو غير موجود

لا يمكنك أن تنسى إضافة شيء ما إلى جدول الأعمال ، وإلا فسيكون لديك عدد متزايد من الأشياء "غير الموجودة" وغالبًا ما تنسى الأشياء.

سيجعل هذا الأمر يبدو وكأن المنهجية التي تستخدمها لا تعمل ، لكنها ليست كذلك. الأمر كله يتعلق بالعادات ، والتي سنتحدث عنها لاحقًا.

أدوات

العمل الذي تقوم به جيد مثل الأدوات التي لديك ، لذلك دعنا نتحدث قليلاً عن أدوات الجدولة التي نوفرها لنا:

  • تقويم Google: هذا هو خياري من أجل الراحة. تم دمج التقويم بالفعل مع حسابات البريد الإلكتروني في Gmail (التي أستخدمها كحساب أساسي) ، لذلك فهي مريحة للغاية في الاستخدام
  • تقويم Outlook: نفس الشيء مثل تقويم Google لمستخدمي Outlook كحساب بريدك الإلكتروني الأساسي
  • تقويم Apple: مرة أخرى ، نفس الشيء بالضبط لمستخدمي حسابات Apple مثل حسابات البريد الإلكتروني الرئيسية

بالنسبة لهذه الأدوات ، أوصي حقًا بالالتزام بأحد هذه الأدوات الثلاثة لعدة أسباب:

  • كلها مرتبطة بحساب بريد إلكتروني ، مما يجعل الإدارة أسهل. تذكر: حاول دائمًا استخدام أقل عدد ممكن من الأدوات.
  • تتم مزامنتها جميعًا في السحابة ، لذلك من الصعب جدًا أن تفقد أيًا من بياناتك. كما أنه من الأسهل بكثير الترحيل من جهاز إلى آخر.
  • كل منهم لديهم عملاء الويب.

والآن نصل إلى النقطة الأكثر أهمية: كل التقويمات تدعم استيراد التقويمات الخارجية . هذا مهم لأنه ، في معظم الأوقات ، سيكون لديك جدول أعمال شخصي وجدول عمل. أوصي أيضًا أن يكون لديك جدول أعمال لكل نوع من المهام التي تقوم بها.

هذا يعني أنه من المهم أن تركز جميع جداولك في مكان واحد. هذا يجعل الإدارة أسهل طالما كانت الجداول متزامنة. هذا يعني أنه إذا قمت بتغيير جدول عملي من جدولي الشخصي ، على سبيل المثال ، فإنه ينشر التغيير إلى الجدول الأصلي.

تبدو معقدة؟ لنلقي نظرة على مثال:

لنفترض أنني قمت بتغيير حدث في جدول عملي من جدولي الشخصي. على سبيل المثال ، من جدولي الشخصي ، قمت بتغيير الرد على الدعوة من "نعم" إلى "لا" لاجتماع عمل. يجب نشر هذا التغيير في أجندة العمل حيث يجب أن يقول الحدث أنني لن أكون موجودًا بعد الآن.

هذا ممكن لأن معظم التقويمات تستخدم بروتوكول CalDAV ، وهو بروتوكول اتصال قياسي للتقويمات البعيدة.

إذا لم تكن راضيًا عن طرق العرض الافتراضية للتقويم الذي اخترته ، فيمكنك دائمًا تنزيل عميل يمكنك تعديله. يمكنك حتى تضمين خيارات وميزات أخرى.

على سبيل المثال ، إذا كنت لا ترغب في الوصول عبر الويب ، فإن Outlook لديه PWA ممتاز (انظر كيفية القيام بذلك هنا). من الممكن أيضًا ، من خلال تطبيقات الويب في Chrome ، تحويل أي موقع ويب إلى تطبيق سطح مكتب.

تنظيم جدول الأعمال

يعد تنظيم جدول أعمالك أمرًا في غاية الأهمية ، حيث ستحصل من هناك على كل مؤسستك الشخصية. لذلك ، فإن جدول الأعمال هو النقطة الرئيسية لجميع "نظريتنا" هنا.

ضع جدولًا مختلفًا لكل نشاط

عندما نقوم بإنشاء تقويم في أي من الأدوات الموضحة أعلاه ، نحصل تلقائيًا على تقويم يسمى "التقويم". ومع ذلك ، هذا لا يعني أنه يجب علينا الالتزام بتقويم واحد على نفس الأجندة ، ولا ينبغي لنا ذلك.

ومن الممارسات الجيدة لإنشاء تقويم جديد - أو وضع جدول أعمال جديد، اعتمادا على النظام الأساسي الخاص بك - لكل نوع من أنواع النشاط الذي يشارك في انظر كيف. I تنظيم برامج بلدي:

نظرًا لأن التقويم باللغة البرتغالية ، سأضع الأسماء المترجمة في القائمة ، والأسماء الأصلية بين قوسين:

  • شخصي (بيسوال): هذا هو التقويم القياسي الذي أعدت تسميته ليكون تقويمي الشخصي. وفيه أضع علامة على جميع التزاماتي الشخصية وتلك التي لا تتناسب مع أي جدول أعمال آخر.
  • الأحداث المؤكدة (Eventos confirmados): في هذا التقويم أحدد الأحداث التي أنا متأكد من أنني سأشارك فيها ، مثل اللقاءات والمحاضرات والمؤتمرات والندوات عبر الإنترنت والبودكاست ...
  • الأحداث غير المؤكدة (Eventos não confirmados): ها هي "احفظ التاريخ" للأحداث التي قدمت مقترحات للمحاضرات أو التي أنا على وشك المشاركة فيها ، لكن لم يتم تأكيدها بالكامل بعد.
  • أحداث SP (Eventos SP) : في هذا التقويم ، أضع علامة على الأحداث الأخرى التي سأشارك فيها ولكن ليس كمتحدث أو فريق عمل ، فقط كمستمع. هذه أجندة مشتركة بين العديد من الأشخاص الذين ينظمون الأحداث في ساو باولو ، لذا فهي تعمل كدليل لتجنب جدولة الأحداث في نفس الأيام.
  • العائلة (فاميليا): هذه أجندة أشاركها مع والديّ وغيرهم من أفراد عائلتي حتى نتمكن من معرفة الأيام التي يكون فيها الجميع مشغولين.
  • العمل المستقل (Freelas): فيما يلي جدول أعمال لجدولة مواعيد التسليم للمشاريع الجانبية وأيضًا الاجتماعات المهمة مع العملاء.
  • المهام (Tarefas) : هذا هو بلا شك أهم جدول أعمال ، حيث أن هذا هو المكان الذي أقوم فيه بمزامنة المهام مع قائمة المهام الخاصة بي.

أضف بعض الألوان

من الأسهل بكثير تحديد ما يحدث والتحقق منه عند إضافة لون إلى التقويمات والمهام الخاصة بك. بهذه الطريقة يمكن أن ترى بوضوح أكبر بكثير ما الذي يستغرق المزيد من وقتك.

من الممكن أن ترى من خلال ألوان التقويمات الخاصة بي ما ينتمي إلى أي فئة:

لاحظ أن هناك مهام على يمين المهام الأخرى - هذا لأنها عناصر مضافة في الأصل إلى التقويم لها لون هذه الفئة. يمكنك أن ترى أن تلك العناصر التي لها حد رمادي قد تمت إضافتها إلى تقويم "المهام". لكنني قمت بتلوينها بلون آخر. عادةً ما أقوم بتلوين كل عنصر من هذه العناصر حسب الفئة ، لذلك أعرف على الفور ما سأحتاج إلى القيام به في أيام معينة.

بالإضافة إلى ذلك ، يساعدك تلوين العناصر الموجودة في التقويم على فهم المكان الذي تقضي فيه معظم الوقت. على سبيل المثال ، العناصر ذات اللون الأخضر الفاتح الموجودة جدًا في التقويم هي جزء من جدول أعمالي لاجتماعات العمل (لذا يمكنك أن ترى أن أيامي تقريبًا تتخللها الاجتماعات).

يتيح لك Outlook أيضًا إضافة رموز إلى أحداثك لتسهيل العثور عليها.

تجاوز المهمة

لا يتضمن تخطيط المهام في التقويم الخاص بك فقط إنشاء العنصر ووضعه في التقويم الخاص بك. هناك عوامل أخرى يجب أخذها في الاعتبار:

  • وقت السفر
  • غير متوقع
  • سهولة الوصول إلى الموقع
  • مسافة

كل هذا يحتاج إلى النظر فيه حتى يكون التخطيط الخاص بك فعالاً. فيما يلي بعض الموضوعات المهمة حول كيفية التفكير فيما يتجاوز ما تحتاج إلى القيام به:

  • قياس وقت السفر: تتمتع بعض التقويمات (مثل iCalendar من Apple) بالقدرة على إضافة وقت سفر ، لذلك يمتلئ الحدث بقليل من الوقت الإضافي الذي يمثل وقت السفر إلى الموقع. إذا لم يكن لديك ذلك في جدول أعمالك ، فقم بإنشاء جدول سفر آخر أو حاول دائمًا مراعاة أن جميع المهام الموجودة خارج منزلك تتطلب بعض الوقت حتى تصل إلى المكان المناسب.
  • استفد من العنوان: كلما أمكن ، قم بتضمين العنوان الذي سيُقام فيه الحدث. بهذه الطريقة ، يمكن أن تتيح لك معظم الجداول الزمنية معرفة الوقت الذي يستغرقه الوصول إلى المكان مسبقًا.
  • قاعدة 15 دقيقة: ضع علامة دائمًا على العناصر الموجودة في التقويم على أنها تبدأ قبل 15 دقيقة أو نحو ذلك من وقت البدء الفعلي ، لذلك لن تتأخر عن الموعد أبدًا.
  • استفد من الإخطارات: أضف الإشعارات عند اقتراب الحدث ، ودائمًا أكثر من إشعار! يمكن تكوين هذا عن طريق الجدول الزمني كافتراضي وحسب الحدث.

أحداث غير متوقعة تحدث

كن دائمًا على استعداد لمراجعة جدولك الزمني لإعادة تنظيم مهامك يوميًا. تحدث أحداث غير متوقعة ، وتتغير الخطط ، لذا لا يمكن أبدًا كتابة جدول الأعمال على شكل حجر. أنت بحاجة إلى بعض المرونة في كل ما يمكنك القيام به.

ليس نقص التخطيط لتغيير جدول أعمالك. على العكس من ذلك ، فإن القدرة على التكيف مع ما يحدث تُظهر مستوى عالٍ بشكل ملحوظ من التنظيم الشخصي.

انظر أسفل الطريق

لا تلتزم بجدولة الأحداث التي ستحدث في الأسبوع المقبل فقط. خطط وجدول جميع الأحداث التي ستحدث والتي لها تاريخ بالفعل ، بما في ذلك الأحداث التي ستحدث في العام التالي.

لا يوجد جدول زمني سيء

لا توجد مهمة لا يمكن جدولتها. دائما وضع ALL منهم على جدول أعمالكم، من أقل المفضلة لديك إلى أكبر المؤتمرات. تذكر: "إذا لم يكن على جدول الأعمال ، فهو غير موجود"

حدد وقت فراغك

كما قلنا من قبل ، من المهم جدولة الوقت المتاح لك. لذا استمتع بجدولة وقت فراغك وجدولته حتى لا تخطئه بأشياء أخرى.

أيضًا ، حدد دائمًا وقت الغداء في تقويمك الشخصي وتقويم الشركة. بهذه الطريقة لا يستطيع الآخرون (وحتى أنت) جدولة الأشياء في هذه الأوقات.

كن عاقلًا مع الجداول الزمنية

هذا الاجتماع لا يبدأ أبدًا في الساعة 10 صباحًا ... كم هو محبط دائمًا ما يكون العمل مع الأشخاص والجداول الزمنية معقدًا ، لذا حاول جاهدًا الالتزام بالوقت الذي خططت له للأشياء.

لكن حاول دائمًا أن تمنح نفسك بعض الوقت بين مهامك حتى لا تغمر نفسك.

وقت التركيز

كل يوم ، حاول تحديد بعض الوقت للتركيز فقط. خلال هذا الوقت ، كرس نفسك فقط لما هو مجدول. أي ، لا ترد على الرسائل ، ولا ترد على رسائل البريد الإلكتروني (ما لم تكن هذه هي مهامك التي تركز عليها بالطبع).

يحتوي Outlook على امتداد يسمى Insights والذي ، من بين أشياء أخرى رائعة للغاية ، يسمح لك بجدولة وقت التركيز أسبوعيًا. بالإضافة إلى ذلك ، هناك برامج أخرى مثل RescueTime تسمح لك بتحليل إنتاجيتك اليومية:

وهذا يقودنا إلى موضوع آخر مهم.

ابحث عن الأدوات التي تساعدك

أهم تعويذة أضعها في الحياة هي أنه يجب علينا أن نبقي الأمور بسيطة. هذا يعني أنه يجب علينا فقط استخدام عدد صغير ولكن فعال من الأدوات.

لعدة أشهر ، بحثت عن عدة أدوات واختبرت ، بعضها لم يفيدني كثيرًا. لكنني وجدت آخرين ، مثل Insights و RescueTime ، أظهروا لي أشياء رائعة للغاية.

افهم وقتك

بالإضافة إلى الرؤى ، فإن رؤية الصورة الأكبر أمر مهم للغاية. تسمح لك الأدوات الأخرى مثل WakaTime بالتحكم الدقيق فيما تفعله والمكان الذي تقضي فيه معظم وقتك (وما تفعله في هذه الأثناء).

يمكن أن تساعدك أدوات مثل هذه في الحصول على أفكار حول كيفية تحسين مؤسستك الشخصية بنفسك.

في حالة برنامج RescueTime ، فإنه يحتوي على ملحقات لجهاز الكمبيوتر والهاتف الخلوي والجهاز اللوحي الذي يحلل أنواع الأشياء التي تقوم بها وتصنفها على أنها وقت إنتاجي أم لا.

كل ذلك قابل للتهيئة ، ويمكن أن يظهر ، على سبيل المثال ، عدد المرات التي أخرجت فيها هاتفك الخلوي لتنظر إليه خلال اليوم. يساعدك أيضًا في تحديد الأهداف التي يمكنك السعي لمتابعتها خلال الأسبوع.

من المهم ملاحظة أن هذه الأدوات تعمل بناءً على البيانات ، لذلك تحتاج إلى استخدامها لفترة طويلة (شهرين على الأقل) قبل أن تقرر ما إذا كانت تعمل حقًا أم لا. لذا ، امنحهم الوقت للتكيف.

رسائل البريد الإلكتروني

أحد أعظم الأوغاد في التنظيم الشخصي؟ رسائل البريد الإلكتروني. في العشرين عامًا الماضية ، أصبح البريد الإلكتروني أحد أكثر أشكال الاتصال شيوعًا. ومع ذلك ، فإنها أيضًا تملأ ليس فقط بريدك الوارد ولكن أيضًا وقتك. بعد كل شيء ، هم كثير ...

دفعنا الوقت والضرورة إلى تطوير منهجية للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني تسمى Inbox Zero بالإضافة إلى تقنيات مهمة أخرى.

علبة الوارد صفر

جميع رسائل البريد الإلكتروني هي مهام تتطلب العمل. ابتكر الكاتب ومسؤول البودكاست Merlin Mann نموذج البريد الوارد صفر منذ وقت طويل ، وما زال حتى يومنا هذا أحد أكثر الطرق فعالية للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني.

الهدف من هذه المنهجية بسيط: التخلص من صندوق الوارد الخاص بك كل يوم حتى لا يكون لديك أي مشاكل معلقة.

لهذا ، يمكن أن تحتوي جميع رسائل البريد الإلكتروني على أربعة إجراءات يمكن اتخاذها:

  • استبعاد: ألا يوجد ما يمكنك فعله؟ ألا تقلقك؟ لن تحتاج إلى العودة إلى هذا البريد الإلكتروني مرة أخرى؟ احذفها أو أرشفتها - تذكر دائمًا ألا تترك رسالة بريد إلكتروني مقروءة في صندوق الوارد الخاص بك.
  • المفوض: إذا وصلتك رسالة البريد الإلكتروني ، لكنك لست أفضل شخص لحل هذا الطلب ، فقم بإعادة توجيه هذا البريد الإلكتروني إلى شخص آخر يمكنه حله. هذا لا يعني أنك تصبح المدير تلقائيًا. في مقال عام 2016 ، تقول المنظمة الشخصية ميا لوترينجر إنه من المهم بشكل خاص تمرير الكرة إلى الجار بقدر ما تستطيع ، وتجنب مواجهة المشكلات المعلقة.
  • الإرسال / التخطيط: يعد التأجيل - أو كما أحب أن أتصل به - للبريد الإلكتروني أحد أروع الميزات الموجودة في البريد الوارد القديم (ولكن الذهبي) من Google ، والذي طبق تقنية البريد الوارد صفر تمامًا! إذا استغرق البريد الإلكتروني أكثر من دقيقتين للرد ، فمن الأفضل أن تقوم بتأجيله إلى تاريخ محدد حيث يمكنك الرد بهدوء والتقاط جميع العناصر المطلوبة للحصول على رد لائق. اليوم ، يتمتع كل من Gmail و Outlook الجديد بوظيفة تأجيل البريد الإلكتروني. أحب أن أتعمق أكثر من ذلك ، على الرغم من - بالإضافة إلى تأجيل البريد الإلكتروني ، أقوم أيضًا بإضافة مهمة له في نظام المهام المفضل لدي (كل من Gmail و Outlook Web).
  • افعل: بخلاف ذلك ، إذا كانت الرسالة الإلكترونية تستغرق أقل من دقيقتين للرد أو يمكن الرد عليها على الفور ، فلا تضيع الوقت في نقلها ، فقط قم بالرد والملف.

جدولة البريد الوارد الخاص بك صفر

مثل أي مهمة ، صندوق الوارد صفر هو إجراء يومي يجب القيام به. لكن معظم الناس لديهم عادة التحقق من رسائل البريد الإلكتروني عدة مرات خلال اليوم. لقد أثبت باحثون في جامعة كولومبيا أن فحص البريد الإلكتروني ثلاث مرات فقط يوميًا يمكن أن يقلل بشكل كبير من مستوى التوتر لديك.

في حالتي ، عادةً ما أتحقق من البريد الإلكتروني مرة واحدة في التاسعة صباحًا ، عندما أبدأ العمل. لا تستغرق العملية بأكملها أكثر من 30 دقيقة ، لذا في الساعة 9:30 صباحًا أنا متفرغ بالفعل. بعد ذلك أتحقق مرة أخرى بعد الغداء ، حوالي الساعة 1 مساءً ، وأخيراً في وقت متأخر بعد الظهر في الساعة 5:30 مساءً قبل تحديد اليوم على أنه انتهى.

رسائل البريد الإلكتروني هي مهام

لا تنس أن كل بريد إلكتروني يطلب إجراءً. يمكن أن يكون هذا الإجراء سريعًا أو يستغرق وقتًا طويلاً. إذا استغرق الإجراء وقتًا ، فستصبح مهمة يجب جدولتها في نظام المهام الخاص بك ووضعها على جدول أعمالك .

مهام

لقد وصلنا الآن حيث يعتقد الجميع أن المشكلة تكمن: قائمة المهام! هناك العديد من المنهجيات التي تم اختبارها جيدًا والتي ستساعدك على جعل مؤسستك الشخصية تعمل.

في البداية يمكننا القول أن قوائم المهام ضرورية للغاية ، لأن البشر يتكيفون بشكل أفضل عندما تكون لدينا قائمة بالأشياء الموضوعية والملموسة التي نحتاج إلى القيام بها. بهذه الطريقة لا نحتاج دائمًا إلى التفكير.

يجب أن تكون مهامك:

  • بسيط
  • مختصرا
  • مباشرة

اختيار الأداة الخاصة بك

فيما يلي سلسلة من الأدوات الموجودة لتنظيم المهام. كما قلت سابقًا ، يكمن السر في إيجاد الكفاءة في استخدام أقل عدد ممكن من الأدوات التي تستخدمها جيدًا. وتأتي هذه الكفاءة من دمج أدواتك بحيث تعمل جميعها كوحدة واحدة.

لنبدأ بالأدوات الأصلية لأنظمة التقويم التي ذكرناها من قبل.

  • الأول هو Microsoft To Do الذي تم دمجه بالفعل مع Outlook وبالتالي مع التقويم. كما أن لديها تطبيقات للهاتف المحمول ، بالإضافة إلى تكاملها جيدًا مع Insights.
  • ثم لدينا مهام Google ، والتي تتكامل أيضًا مع كل من Gmail وتقويم Google ولديها تطبيقات للجوال.
  • أخيرًا ، لدينا تذكيرات Apple ، والتي تؤدي نفس الوظائف. على الرغم من عدم دمجها بشكل مباشر مع التقويم ، إلا أنها متزامنة ومتوافقة مع جميع أجهزة Apple.

تشكل هذه الأدوات الثلاث أبسط عمليات الدمج التي يمكن إجراؤها ، لأنها أصلية في الأنظمة الأساسية نفسها. إذا كنت مبتدئًا (أو حتى تقوم بالتنظيم لبعض الوقت) ، فإنني أوصي بالبدء من هنا.

هناك خيارات أخرى لأولئك الذين يرغبون في اتباع نموذج يشبه كانبان ، مثل Trello. تحقق من ذلك.

ومع ذلك ، عندما بدأت العمل على التنظيم الشخصي لأول مرة ، لم تكن هذه التطبيقات موجودة بعد. لذلك انتهى بي المطاف بالذهاب إلى أداة أخرى ، والتي لا تزال واحدة من أكثر الأدوات التي أحبها: Todoist .

بالنسبة لي ، كان Todoist هو الخيار الصحيح لأنه بسيط للغاية. إنها مجرد قائمة مهام تسمح لك بتضمين بعض أنواع العلامات وإنشاء عدة فئات تسمى المشاريع:

كنت أبحث عن نظام يمكنني من خلاله تدوين جميع المهام الخاصة بي ، بالإضافة إلى تحديد المواعيد النهائية والتذكير بها. أعطاني Todoist أكثر بكثير مما احتاجه.

بالإضافة إلى وجود تطبيقات ممتازة للويب وسطح المكتب والجوال ، فإنه يحتوي أيضًا على تكامل مع تقويم Google. هذا يعني أن جميع الأحداث التي أقوم بإنشائها في تقويم خاص تصبح مهام في Todoist وتصبح جميع المهام في Todoist عناصر في التقويم الخاص بي.

بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك بوضع علامات على مهامك للعثور عليها بسهولة أكبر لاحقًا. أيضًا ، إذا كنت تعمل في مشروع مع عدة أشخاص ، فمن الممكن مشاركة مشروع أو أكثر مع مستخدمين آخرين ليستخدمها الجميع.

نصائح صغيرة حول الأدوات

فيما يلي بعض النصائح الصغيرة التي التقطتها أثناء استخدام تطبيقات إدارة المهام المختلفة.

لديك حد

لدينا جميعًا حد لعدد المهام التي يمكننا القيام بها كل يوم ، سواء كان ذلك لوقت محدد أو معرفي. لا يمكننا إجبار أنفسنا على القيام بالعديد من المهام المعقدة دفعة واحدة في يوم واحد.

وهذه النهاية يحددها كل واحد منا ، فلا يوجد رقم سحري. لا تحاول تضمين 25 مهمة في يوم واحد ، حيث لن ينتهي بك الأمر بإكمالها كلها. سيعطيك هذا انطباعًا خاطئًا بأنك لم تنظم نفسك بشكل صحيح.

لمحاولة معرفة الحد اليومي الخاص بك ، حاول تطبيق تقنية نقطة سكروم لتطبيق العلامات على كل مهمة وفقًا لمستوى الصعوبة. في نهاية الأسبوع ، احسب النقاط للمهام الكاملة واكتبها. في نهاية الشهر ، قم بعمل متوسط ​​لعدد النقاط التي جمعتها وسيكون لديك الرقم المقدر.

قياس الوقت

من أكثر الأشياء المفيدة التي يمكننا القيام بها لمنظمتنا الشخصية قياس مقدار الوقت الذي نقضيه في كل مهمة. يمكننا القيام بذلك باستخدام أدوات مثل Toggl - والتي ، بالمناسبة ، لديها مدونة مليئة بالرسوم الهزلية المذهلة - وقياس مقدار الوقت الذي نقضيه في كل مهمة من المهام التي نقوم بها. يمكنك أيضًا دمج الأداة مع Todoist أو غيره.

ومع ذلك ، من وجهة نظري ، فإن قياس الوقت يكون متطرفًا بعض الشيء عندما نقوم بالتنظيم الشخصي. هذا لأنه ، على الأقل بالنسبة لي ، لم يعطيني أي أفكار مثيرة للاهتمام ، وغالبًا ما نسيت بدء تشغيل المؤقت.

شكرا على كل الحب والدعم

كما قلنا سابقًا ، يجب أن تكون مهامك بسيطة ، ولكن في نفس الوقت موجزة. لذا حاول أن تجعل عناوين المهام الخاصة بك وصفية للغاية دون أن تكتب كثيرًا. ثم يمكنك التعليق على المهام وإرفاق كل ما تحتاجه لتنفيذها.

لا أستطيع أن أقول الكثير عن أدوات إدارة المهام الأخرى ، لأنني لم أستخدمها كثيرًا ، لكن Todoist يسمح لنا بإضافة تعليقات وإرفاق ملفات بمهامنا.

لذلك ، عند إنشاء مهمة ، صِفها بعنوان سريع ومختصر ، لكن اترك تعليقًا بأكبر قدر ممكن من التفاصيل. قم أيضًا بإرفاق أي ملفات مطلوبة ، حتى إذا كانت هذه الملفات موجودة بالفعل في مكان آخر.

دعنا ننتقل إلى مثال واحد: لقد تلقيت بريدًا إلكترونيًا حول مستند كنت بحاجة لمراجعته والعودة إلى المرسل. لكنني كنت بحاجة إلى مطالبة شخص آخر بمراجعة المستند أيضًا بعد المراجعة. إذن ماذا سيكون تدفق مهمتي؟

  1. قم بإنشاء مهمة "تحليل المستندات من البريد الإلكتروني X" بتاريخ ووقت مجدولين
  2. أود إضافة المهمة في مشروع في Todoist
  3. أود أن أعلق على سياق المهمة - وبهذه الطريقة يمكنني العودة إليها في أي وقت وسأعرف ما كان يحدث وما هو السياق الذي يتعين علي اتباعه
  4. أرفق المستند والبريد الإلكتروني بالمهمة
  5. قم بإنشاء مهمة أخرى "أرسل المستند إلى Y" وعلق على سياق تلك المهمة عن طريق كتابة البريد الإلكتروني والشخص الذي يجب أن أرسل الإجابة إليه في نفس التعليق

فرق تسد

كما رأينا في البداية ، تبلغ فترة انتباه الإنسان حوالي 20 دقيقة ، لذلك لا يمكننا إنشاء مهام طويلة جدًا. للمساعدة في ذلك ، تقدم لنا معظم الأدوات نظام مهام فرعية ، حيث يمكننا تضمين مهمة أكبر والعديد من المهام الصغيرة.

لنأخذ المثال السابق ونفعله بطريقة أكثر تنظيماً:

  1. قم بإنشاء مهمة "تحليل المستندات من البريد الإلكتروني X" بتاريخ ووقت مجدولين
  2. أود إضافة المهمة في مشروع Todoist
  3. أود أن أعلق على سياق المهمة ، وبهذه الطريقة يمكنني العودة إليها في أي وقت لأعرف ما كان يحدث وما هو السياق الذي يجب أن أتبعه
  4. إرفاق البريد الإلكتروني في المهمة
  5. أقوم بإنشاء مهمة فرعية "تحليل المستند Z"
  6. قم بإرفاق المستند بالمهمة
  7. أقوم بإنشاء مهمة فرعية أخرى "أرسل المستند إلى Y" وأعلق على سياق تلك المهمة عن طريق كتابة البريد الإلكتروني والشخص الذي يجب أن أرسل الإجابة إليه في نفس التعليق

يمكننا إنشاء مهمة فرعية أخرى للمتابعة مع الشخص بعد وقت معين أو حتى مهمة أخرى لإعادة التحليل والرد. كل ذلك مع التاريخ والوقت المجدول والمضمنة في نفس المشروع.

ملاحظات وأي شيء آخر

بالإضافة إلى ما يجب علينا فعله ، من المهم معرفة ما نقوم به حاليًا وتدوين الملاحظات. والأهم من تدوين الملاحظات ، يجب أن نحتفظ بهذه الملاحظات ببساطة وكفاءة حتى نتمكن من الرجوع إليها لاحقًا.

في هذا القسم ، سأترك فقط قائمة بالأدوات التي استخدمتها ، ولكن سيتعين عليك اختيار أفضل ما يناسبك.

جيثب

إذا كانت لديك ملاحظات دراسية أو أي شيء عام ، أو حتى خاص ، فيمكنك الاحتفاظ بها في مستودع GitHub - مثلما أفعل - وستكون آمنة ومنسخة.

جوجل لحفظ المعلومات

Keep هو أداة ممتازة لتنظيم ملاحظاتك على نموذج ما بعده - بل إنه يدعم المهام! لقد استخدمتها شخصيًا لفترة طويلة قبل الانتقال إلى أداة أخرى تناسبني بشكل أفضل.

من وجهة نظري ، Keep هو التوازن بين الوظائف والبساطة. المشكلة هي أنها ثقيلة بعض الشيء ولا تحتوي على العديد من الميزات.

خيالى

لقد استخدمت Google Keep لسنوات عديدة حتى اكتشفت Notion. هذه في الأساس أداة تشمل كل شيء. يمكنك إنشاء الجداول والتقويمات وتخطيط المشاريع وكل شيء. إنها حقًا أداة ممتازة وهي اليوم أداتي المفضلة لأي شيء أحتاج إلى الاحتفاظ به. ولديها تطبيقات لأي منصة.

أستخدم هذا التطبيق اليوم لتنظيم قائمة المحتوى التي أكتبها (بما في ذلك هذه المقالة) وأيضًا سأكتبها في المستقبل. أحتفظ بقوائم المحادثات والأفكار التي أجريها للمحادثات التي أجريها ، والبث المباشر ، والأغاني التي أرغب في ممارستها ، والملاحظات المهمة الأخرى ، وما إلى ذلك.

لا ، هذه المقالة للأسف ليست برعاية Notion؟

شيء آخر رائع في Notion هو أنه يمكنك استيراد محتوى من أدوات أخرى محليًا ، ويمكنك أيضًا الاعتماد على سلسلة من القوالب لإنشاء ما تريد دون الحاجة إلى التفكير كثيرًا:

كما أن لديها العديد من أشكال التخصيص ، بما في ذلك عوامل تصفية التنظيم الديناميكي:

نعم ، لقد أخرت نشر هذا المقال .. لكن أحداث غير متوقعة ، وعليك أن تكون مستعدًا لها.

ملاحظات أصلية

يمكنك أيضًا استخدام تطبيق الملاحظات الأصلي على جهاز الكمبيوتر / الهاتف الخلوي. في حالة Apple ، نتحدث عن Notes ، لكن جميع الهواتف المحمولة بها تطبيق ملاحظات أصلي.

منهجيات

الآن بعد أن تحدثنا عن الأدوات وأفضل الممارسات والنصائح والحيل ، دعنا ننتقل إلى طرق تنظيم نفسك.

المنهجية هي دراسة طريقة أو دراسة طرق للوصول إلى هدف نهائي. تساعدنا المنهجيات على اتباع المسار بطريقة أكثر تنظيماً وملموسة بدلاً من التجربة والخطأ. بعد كل شيء ، هم بالتحديد دراسة هذه المحاولات.

من المهم أن تقول إنه إذا كانت المنهجية تتناسب تمامًا مع ما تفعله ، فمن المحتمل أنك تقوم بذلك بشكل خاطئ. هذا لأن المنهجيات تم إنشاؤها لتزويدنا بدليل حول كيفية التصرف ، ولكن ليس لإملاء كيفية تنفيذ مهامنا. في معظم الحالات ، يجب تكييف المنهجية أو حتى تعديلها وفقًا لاحتياجاتك.

لماذا نستخدم منهجية؟

على مدار السنوات التي حاولت فيها تنظيم نفسي ، حاولت إنشاء أساليب وأنشطة تجعلني أكثر كفاءة في التنظيم الشخصي. لكن هذه ليست دائمًا أفضل طريقة للقيام بذلك - غالبًا ما نكتشف طرقًا فعالة للغاية ، ولكنها غير عملية ، والعكس صحيح.

بعد فترة ، اكتشفت أن أشخاصًا آخرين لديهم نفس المشاكل التي عانيت منها ، ولديهم أفكار مختلفة حول كيفية التعامل معها. لذلك بدأت في تعلم المزيد عن المنهجيات.

طرق التنظيم

بشكل عام ، أي شخص يعمل في تطوير البرامج معتاد تمامًا على أسلوب التطوير السريع Agile و Scrum و Kanban والمنهجيات الشهيرة الأخرى. ويمكن لهذه الأساليب الرشيقة أيضًا أن تجعل حياتك جيدة جدًا ...

لهذا السبب ، في كثير من الأحيان ، "تقترض" المنظمات الشخصية تقنيات الإنتاجية من هذه الأساليب التي تم إنشاؤها لمساعدة الأشخاص على تحقيق الكثير في وقت قصير. أعتقد أن أنجح الطرق هي:

  • سكرم
  • كانبان

ومع ذلك ، مع مرور الوقت ، بدأ الناس في اتباع أساليب Agile ، والتي تم إنشاؤها في الأصل لفرق كاملة ، وتحويلها إلى منهجيات فردية لإدارة المهام وتنفيذها. ومن هنا ظهرت منهجيات أخرى ، أشهرها GTD ( Get Things Done ).

بالإضافة إلى ذلك ، تم تطوير العديد من التقنيات مثل استخدام ساعة بومودورو ويمكن دمجها مع المنهجيات للحصول على نتيجة أكثر فعالية.

لنتحدث قليلاً عن كل واحدة وكيف يمكن تطبيقها.

سكرم في التنظيم الشخصي

سكرم هو منهجية ردود فعل مستمرة رشيقة. في ذلك ، يقوم مالك المنتج ، و Scrum Master وفريق التطوير بإجراء تكرارات تطورية حول منتج ما بحيث يتم تطويره مع مشاركة العميل في كل عملية. هذا على عكس نموذج الشلال القديم الذي كان يعتمد على خطوة بخطوة.

تم تنظيم الفريق في سباقات السرعة ، والتي يمكن أن تستمر 7 أو 14 يومًا أو أكثر. في هذه السباقات السريعة ، تم وصف جميع المهام التي يتعين إجراؤها خلال هذا الإطار الزمني بالفعل ولا يمكن تغيير أي شيء آخر حتى السباق التالي.

كل يوم ، يعقد الفريق موقفًا يوميًا لمدة 15 دقيقة وفي نهاية السباق يقوم الفريق بإجراء مراجعة واستعراض بأثر رجعي.

بالطبع ليس لدينا طريقة لدمج اجتماعات الفريق في منهجية منظمتنا الشخصية إلا إذا كانت لديك موهبة لمناقشة الأمور مع نفسك. لكن نموذج العدو السريع يستخدم على نطاق واسع (مع بعض التسهيلات) لمساعدتنا على تحسين الطريقة التي يمكننا بها تنظيم وقتنا.

فيما يلي بعض النقاط التي يمكننا التفكير فيها عند تطوير منهجيتنا:

  • استخدم سباقات السرعة لمدة 7 أيام. بمعنى ، خطط لأسبوعك بالكامل يوم الأحد
  • استخدم نقاط العدو (التي تحدثنا عنها في الفقرات السابقة) لقياس عدد المهام التي تقوم بها في كل سباق. بهذه الطريقة ستعرف متى تتجاوز الحد الخاص بك.
  • تذكر: تحدث الأحداث غير المتوقعة ، لذا استرخ في قاعدة عدم تغيير أي شيء في العدو بحيث يسمح بالإضافات والإزالات خلال الأسبوع.
  • اختياريًا في نهاية السباق ، قم بإجراء فحص بأثر رجعي لما قمت به جيدًا أم لا في ذلك الأسبوع حتى لا تكرر الخطأ في الأسبوع التالي.

كانبان في التنظيم الشخصي

Kanban هو نموذج آخر مثير للاهتمام غالبًا ما يتم مزجه مع Scrum. في هذا النموذج ، التصور هو المفتاح ، لذلك لدينا ما يسمى بألواح كانبان ، على النحو التالي:

تعتمد منهجية كانبان بأكملها على التحكم في التدفق. لذا فبدلاً من أن يخبرك شخص ما بما يجب القيام به ، يضع الأشخاص احتياجاتهم في الأعمال المتراكمة وسيتولى الفريق المهام ويؤديها نظرًا لوجود فترات زمنية متاحة.

هذا لأنه ، في كانبان ، لدينا حد للعمل يمكن إنجازه في وقت واحد ، وعادة لا يستطيع شخص واحد القيام بأكثر من مهمتين في نفس الوقت.

هذا هو السبب في أن المجلس ضروري. إن الاطلاع على ما تم حظره ، وما يتم عمله ، وما يجب القيام به يعطي رؤى مثيرة للاهتمام لأولئك الذين يديرون المشروع.

مرة أخرى ، إذا كنت أنت وحدك ، فأنت لا تعمل ضمن فريق ، لذلك يجب تنفيذ بعض أجزاء المنهجية يدويًا ، مثل وجود شخص ينتج ويطلب المهام التي تمت إضافتها إلى الأعمال المتراكمة. إذن إليك بعض النصائح الأخرى:

  • استخدم لوحة لتنظيم مهامك
  • ضع قائمة بكل ما يجب القيام به وأضف المهام فور وصولها
  • إعادة ترتيب أولويات الأعمال المتراكمة كلما تمت إضافة مهمة جديدة إليها
  • استخدم قيود العمل للتركيز

GTD

تم إنشاء GTD (Get Things Done) بواسطة David Allen ، وهو أمريكي كرس عمله لاكتشاف كيفية أن تكون أكثر إنتاجية. في رأيي ، يمكن أن تكون عملية إنهاء الأشياء جنبًا إلى جنب مع طرق أخرى طريقة فعالة للغاية لتحقيق الأشياء ، في الواقع.

يتم تقسيم GTD إلى بضع خطوات:

  1. الالتقاط : احصل على المهمة أو الإجراء الذي يجب القيام به واكتبه بطريقة أكثر موثوقية ، كما تحدثنا في الفقرات السابقة.
  2. توضيح : الوقت الذي تستغرقه لتحديد ووصف جميع المهام.
  3. التنظيم : حافظ على القائمة منظمة دائمًا ويمكن الوصول إليها بسهولة
  4. التفكير : مراجعة المهام وتحديد الأولويات
  5. الانخراط : اذهب إلى العمل

ليس عليك اتباع جميع الخطوات حرفياً. أنا ، على سبيل المثال ، لا أملك لحظة في يومي أوضح فيها كل المهام ، لأنني لن أتذكر كل شيء أبدًا. لذلك ، ألتقط وأوضح في نفس الوقت. يتم التنظيم والتفكير أيضًا في اللحظة التي أضيف فيها مهمة إلى القائمة (شيء اقترضته من كانبان).

المنهجية بأكملها موضحة جيدًا بالرسم البياني التالي:

نتلقى باستمرار مدخلات من البيئة ، سواء المهام الجديدة أو العناصر اليومية. بمجرد أن نتلقى أحد هذه المدخلات ، يتعين علينا التفكير: "هل يمكنني فعل أي شيء بهذا؟" ، إذا كانت الإجابة "لا" ، فلديك ثلاثة خيارات:

  • Throw Away : لن تستخدم هذا (بريد إلكتروني عشوائي أو شيء من هذا القبيل)
  • تذكير : من المحتمل أن تستخدم هذا في وقت ما وتعرف بالفعل التاريخ. لذلك ، يمكنك إرجاء هذه المهمة عندما تعتقد أنك ستستخدمها
  • المرجع : إذا كنت تعتقد أن هذا العنصر سيكون مادة مرجعية (مستند أو شهادة) ، فقم بتخزينه في مكان منظم جيدًا بحيث يمكنك العثور عليه بسرعة فائقة.

إذا كان لديك إجراء يمكن تنفيذه في المهمة ، فلنعد إلى المقالة السابقة ، حيث يمكننا تنفيذ ثلاثة أنواع من الإجراءات في هذه المهمة:

  • إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين ، فافعل ذلك!
  • المفوض : وبمجرد تفويضك ، قم بإنشاء مهمة متابعة أخرى لتاريخ مستقبلي
  • التأجيل : عندما لا نحتاج إلى اتخاذ إجراء فوري ، لكننا نعلم أننا سنحتاجه في المستقبل

لاحظ أننا نطبق تقنيات البريد الوارد صفر التي رأيناها في البداية مع تقنيات هذه المنهجية. أي أننا نتكيف مع تقنيات كل واحدة بحيث تعمل بشكل أفضل ككل.

مفهوم آخر مثير للاهتمام من GTD هو مفهوم "المشاريع". تسمى أي مهمة تتطلب أكثر من خطوة واحدة لإكمالها مشروعًا. هذه المشاريع هي مجموعات من المهام التي تحتاج إلى الحصول على جميع المعلومات اللازمة في متناول اليد.

بومودورو

أخيرًا ، لن نتحدث عن منهجية ، بل عن تقنية. تم إنشاء Pomodoro بواسطة Francesco Cirilo في الثمانينيات.

هذه تقنية جذرية إلى حد ما: فهي تتطلب أن تقوم بمهامك في أطر زمنية كل منها 25 دقيقة. وهذا يعني أنه لكل مهمة يجب أن تكون خاليًا تمامًا من عوامل التشتيت لمدة 25 دقيقة على الأقل. هذا الإطار الزمني يسمى بومودورو .

بعد بومودورو ، تأخذ استراحة لمدة خمس دقائق. وبعد أربع بومودوروس ، استراحة لمدة 30 دقيقة. يمكن دمج هذه التقنية مع أي من المنهجيات السابقة لإكمال إنتاجيتك ، لأنها تتجنب التسويف.

عندما تنتهي من مهمة ما ، اكتب عدد البومودور الذي أخذته واشطبه من القائمة. يساعد هذا ، بمرور الوقت ، على فهم المدة التي تستغرقها لإكمال مهامك.

ومع ذلك ، مثل أي منهجية ، لها إيجابيات وسلبيات. أحد أكبر العيوب هو أنه إذا كنت في حالة "تدفق" ، حيث يتدفق كل شيء وتنتج باستمرار ، يمكن أن ينتهي المؤقت في منتصف إنتاجيتك. بعد ذلك قد يستغرق الأمر وقتًا أطول للعودة إلى حيث كنت أو حتى تفقد الفكرة تمامًا.

في هذه الحالات ، يكون الوضع المثالي هو ضبط وقت بومودورو على مدى أطول ، بحيث يمكنك التركيز دون أي انقطاع.

عادات

كما أوضحنا منذ بداية هذه المقالة ، فإن العادات مهمة جدًا. ليس هناك فائدة من امتلاك أفضل منهجية تنظيمية ولكن عدم الاعتياد على النظر في القوائم.

تستغرق العادة حوالي 21 يومًا لتكوينها ، ولا يمكن إزالتها ، فقط استبدالها بعادة أخرى. لذلك ، لإنشاء عادات ، يمكننا استخدام قوة إرادتنا وإجبار أنفسنا على فعل نفس الأشياء التي نريد الاحتفاظ بها ، لمدة 21 يومًا على التوالي ، دون انقطاع. لكن هذا صعب جدًا على الجميع ، لذا يمكننا جميعًا استخدام القليل من المساعدة.

هناك العديد من الأدوات التي يمكن أن تساعدنا في خلق عادات ، إحداها هي Habitica ، والتي تحول حياتك إلى مغامرة RPG.

يحتوي أيضًا على لوحة تتيح لك تحديد عاداتك ومهامك وأيضًا ما تريد القيام به يوميًا:

قم بإنشاء المنهجية الخاصة بك

في النهاية ، سيتحول الأمر كله إلى إنشاء طريقتك الخاصة في العمل. لا تقلق بشأن اتباع أفكار جميع المنهجيات بدقة لأن ذلك لن ينجح. المثالي هو أن تكيف كل منها وتبحث عن الأجزاء التي تجعلك تنظم بشكل أفضل وتشعر بالرضا عند تطبيق منهجيتك الخاصة.

في حالتي ، أحاول اتباع منهجية إنهاء الأشياء. لذلك عندما أعمل على شيء مهم للغاية ، أقوم بإيقاف تشغيل جميع الأجهزة الإلكترونية والتركيز حتى أنتهي من المهمة. إنه يشبه إلى حد ما بومودورو ، لكن بدون المؤقت - لأنني استخدمت هذه التقنية ولم أتأقلم جيدًا مع فترات الراحة.

عندما يكون لدي مهمة جديدة أو بريد إلكتروني جديد ، أتابع العملية الموضحة في مخطط المعلومات الرسومي ، لكن ليس لدي "حاضنة" للمهام. يمكنني ببساطة أن أفعل ذلك أو لا أفعله ، والمهام التي لم يتم إنجازها ينتهي بها الأمر في سلة المهملات.

بالإضافة إلى ذلك ، كل المهام الخاصة بي لها وقت وتاريخ محددان - لم أضع مهمة في "في أقرب وقت ممكن". إذا كانت المهمة عاجلة ، فيجب القيام بها مباشرة بعد هذه المهمة أو الآن.

لتنظيم نفسي ، عادةً ما أقوم بإجراء مراجعات مستمرة للتقويم الخاص بي للتكيف مع أي تغييرات وأنا أعمل دائمًا على تحسينه. لم يكن هذا مثمرًا للغاية مؤخرًا ، لذا سأقوم بإجراء تغيير حتى أتمكن من تطبيق تقييم كمي (مثل نقاط العدو) أسبوعيًا ومراجعته كل يوم أحد ، وهو الوقت الذي أخطط فيه للسباق التالي.

لا أحب "المشاريع" في GTD لأنها لا تعني الكثير بالنسبة لي. لذلك ، في Todoist ، انتهى بي الأمر باستخدام المشاريع كفئات لتحديد نوع العمل الذي كرست له ، مثل: الدراسات ، الشخصية ، المقالات ، وما إلى ذلك.

أخيرًا ، أود الاحتفاظ بفكرة كانبان ، لذلك أقوم بتنظيم جميع المهام في "صندوق وارد" واحد سيكون بمثابة الأعمال المتراكمة لدي. بعد ذلك ، أقوم بالبحث عن المهام وأخذها واحدة تلو الأخرى وتنظيمها جميعًا في فئات حتى لا توجد مهمة جديدة في المربع.

علاوة على ذلك ، لا أخطط لأسبوع واحد في كل مرة. أحاول تنظيم المهام بحيث تملأ ما لا يقل عن أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع. أقوم دائمًا بملء وصف موجز وعنوان معبر يساعدني على تذكر ما أحتاج إلى القيام به في كل لحظة.

استنتاج

لا توجد منهجية أفضل ، لأن أفضلها هي التي تناسبك. حاول أن تخلط القليل من كل واحدة لخلق الأفضل ، ولا تخف من الاختبار وارتكاب الأخطاء. بعد كل شيء ، أنت في السيطرة.

بمجرد أن تصل إلى المستوى المثالي من التنظيم الشخصي ، ستعرف أن حياتك كلها منظمة. وبغض النظر عن أي شيء ، طالما أنك تتابع مهامك ، ستعرف أن كل شيء سينجح ، لأنك خططت له! هذا هو الهدف النهائي.

آمل أن تكون قصتي ونصائحي قد ساعدت بعضكم على التنظيم. إذا كان لديك نصائح أخرى ، أعلمني. دعونا ننشئ منهجية أفضل معًا! : د

لدي أيضًا مدونة شخصية حيث أنشر الكثير من المحتوى حول التنمية وأفكاري الخاصة. إذا كنت ترغب في التحدث إلي ، يمكنك زيارة موقع الويب الخاص بي الذي يحتوي على روابط جميع شبكات التواصل الاجتماعي الخاصة بي. لا تتردد في المتابعة والتواصل.

اراك لاحقا!